12 Format Press Release yang Baik & Benar Sesuai Pers

Jasa Press Release – Siaran pers merupakan dokumen yang di dalamnya berisi tentang berita bisnis atau perusahaan. Kemudian informasi tersebut diterbitkan oleh jurnalis pada media daring maupun luring. Penyajiannya juga harus menarik perhatian pembaca dengan memperhatikan format press release secara tepat guna.

Format Press Release

Pemilik perusahaan atau Hubungan masyarakat apabila ingin mempublikasikan informasi bisnis atau produknya maka memanfaatkan siaran pers merupakan langkah tepat.

Berikut adalah format press release yang biasa dipakai oleh reporter. Berikut beberapa format yang harus ada:

jasa press release

1. Judul/Headline Berita

Format press release yang pertama adalah judul berita. Struktur penulisan press release tidak lepas dari mencantumkan judul berita.

Headline siaran pers dapat diibaratkan sebagai elemen yang memberi gambaran tentang isinya. Tidak jarang dengan melihat title, audiens menjadi tertarik untuk membaca lebih jauh konten informasi tersebut.

Judul dapat menjelaskan siaran pers apakah mengenai perkembangan bisnis baru, pengenalan produk baru, restrukturisasi perusahaan, pengadaan event dan masih banyak lagi bentuk kepentingan lainnya. Headline pada prakteknya ditulis menggunakan huruf tebal dan jumlah kalimatnya tidak terlalu panjang.

2. Dateline/Baris Tanggal

Dalam penulisan press release, bagian atas naskah biasanya tertulis “Untuk Ditayangkan Segera” atau “Untuk Ditayangkan Tanggal…”.

Sedangkan di bagian dateline mencantumkan tanggal pembuatan siaran pers dan nama kota. Kedua elemen tersebut menjelaskan tentang lokasi dan waktu penulisan berita.

Tanggal rilis mencakup dua ketentuan yakni apakah ditujukan untuk segera disiarkan atau ditayangkan berdasarkan tanggal embargo.

Jika format press release menggunakan opsi kedua, maka media nantinya diizinkan dalam mempublikasikan berita setelah tanggal embargo yang ditetapkan sebelumnya.

3. Ringkasan Fakta Terhadap Media

Dalam format press release, elemen berikut ini sifatnya opsional sehingga boleh ditulis atau tidak. Ringkasan fakta terhadap media pada umumnya menjelaskan tentang pertumbuhan perusahaan disertai nilai, angka dan pencapaian selama kurun waktu beberapa tahun belakangan. Bagian ini juga dapat berisi ajakan kepada pembaca.

Ringkasan fakta terhadap media sifatnya dapat berupa ajakan kepada audiens untuk mencoba produk/jasa dari suatu perusahaan.

Bahkan penulisannya juga boleh mencantumkan alamat situs, tanggal, persentase, nominal (uang) dan kerjasama dengan beberapa mitra yang terlibat.

4. Logo Industri/Klien

Humas dari salah satu perusahaan yang ingin mengajukan press release kepada reporter juga tidak salah apabila mencantumkan logo industri.

Dalam format press release, elemen tersebut dapat dikatakan semacam kop pesan kemudian dilanjutkan dengan tulisan “Siaran Pers” atau “Press Release” di bagian bawahnya.

Naskah press release dapat dikirimkan ke kantor redaksi atau reporter melalui surat, fax maupun email. Pencantuman logo perusahaan dapat berada di sisi kanan, tengah dan kiri ketika ditulis dalam berkas siaran pers.

Elemen ini penting dihadirkan agar wartawan tahu identitas klien yang memohon peliputan.

5. Lead/Teras Berita

Format press release semestinya mencantumkan lead atau paragraf pertama dengan rangkuman informasi penting mengenai informasi bisnis perusahaan atau organisasi.

Teras berita dapat diibaratkan seperti intro dalam musik sebagai pemicu agar audiens tertarik untuk membacanya lebih lanjut.

Secara ideal lead memiliki pola 5W + 1 H atau merupakan akronim dari What, Who, Why, When, Where dan How.

Penulisan elemen ini tidak terikat dengan urutan rumus tersebut ketika menempatkan mana yang perlu ditulis terlebih dahulu selama mampu menarik minat pembaca dan mencerminkan isi berita.

6. Boilerplate

Penulisan siaran pers juga mencakup boilerplate sebagai penjelasan kembali terhadap organisasi atau perusahaan yang mengajukan peliputan berita.

Dalam format press release, elemen ini berguna untuk menyampaikan kembali informasi tentang siapa ‘karakter utama’ berdasarkan ulasan dari press release tersebut.

Para peliput berita setiap harinya akan disibukkan dengan ratusan bahkan ribuan pengajuan siaran pers dari berbagai perusahaan.

Hal ini terkadang membuat wartawan luput dalam mendeskripsikan secara tepat organisasi atau industri yang diajukan oleh Hubungan Masyarakat tersebut.

7. Body/Isi Rilis

Format press release berikut ini tentu saja tidak boleh dilewatkan ketika menulis berita. Elemen ini bertujuan agar pembaca dapat menemukan kontekstualisasi dan memahami tentang penyampaian isi berita. Isi rilis dapat memperkenalkan suatu perusahaan, produk dan layanan yang ditawarkan.

Pada contoh penulisan siaran pers lainnya juga menyampaikan informasi tentang mitra kerjasama yang terlibat dengan perusahaan.

Bahkan ada pula perusahaan memaparkan alasan mengapa bisnis, produk, tokoh dan acara tersebut perlu diberitahukan kepada khalayak ramai melalui siaran berita.

8. Press Contact/Kontak Pers

Penulisan naskah siaran pers juga perlu mencantumkan informasi kontak perusahaan yang mengajukan peliputan berita kepada wartawan.

Penempatannya biasa berada di bagian akhir isi press release. Pihak Humas dapat menuliskan nama, alamat, nomor telepon dan alamat surat elektronik.

Informasi kontak tersebut akan berguna apabila pihak wartawan ingin menghubungi perusahaan yang mengajukan siaran pers.

Penjelasan kontak pers dapat ditulis secara singkat atau lengkap. Hal ini tergantung pada tata penulisan pihak Hubungan Masyarakat ketika mengajukan press release tersebut.

9. Informasi Lembaga

Pada bagian akhir naskah siaran pers, Pihak Humas dapat menuliskan informasi mengenai lembaga atau instansi yang mengajukan rilis.

Penulisan elemen ini akan mempertegas tentang identitas organisasi atau perusahaan selain dengan mencantumkan logo bergambar/tertulis di bagian atas lembar press release.

Penulisan informasi tentang perusahaan pada naskah siaran pers umumnya diletakkan di bagian akhir. Format press release seperti ini dapat dilihat dari lembaga pemerintahan atau instansi tertentu sebagai pihak yang mengajukan penyiaran isi berita tersebut.

10. Sub Header

Subheader pada format press release juga sering dicantumkan oleh pihak Hubungan Masyarakat. Sifatnya opsional dan tidak semua perusahaan diwajibkan menerapkan format tersebut. Penempatannya berada di bawah headline atau judul berita serta ditulis dengan ukuran huruf yang lebih kecil.

Sub header pada format press release biasanya diisi dengan nomor surat atau penjelasan singkat mengenai judul berita. Dikarenakan sifatnya tidak mengikat, penggunaan elemen ini jarang ditemui karena headline berita sudah cukup mewakili keseluruhan isi rilis yang dapat memberi pemahaman terhadap pembaca.

11. Rangkuman

Format penulisan press release dengan struktur piramida terbalik mencantumkan rangkuman dari segala penjelasan yang tertera dari teras berita dan isi rilis.

Hal ini bertujuan untuk mengingatkan kembali informasi penting tersebut kepada pembaca agar semakin mudah dimengerti maksud pemberitaannya.

Rangkuman naskah siaran pers juga mencakup kesimpulan dari pihak yang mengajukan penyiaran berita. Bila ditinjau dari struktur penulisannya, elemen ini berada di bagian body press release. Ditempatkan setelah pihak Humas menuliskan lead/teras dan latar berita.

12. Tanda Tangan Dari Pihak yang Mengajukan

Format press release juga memungkinkan pihak Hubungan Masyarakat membubuhkan tanda tangan. Penerapan elemen ini berlaku untuk surat dari lembaga pemerintahan atau instansi swasta. Bahkan tidak jarang pula klien mencantumkan stempel dari perusahaan yang bersangkutan.

Kurang lebih penjelasan mengenai format press release merupakan bagian penting agar pihak Hubungan Masyarakat memenuhi unsur yang tepat ketika menuliskannya.

Struktur dari pembuatan press release tersebut perlu diperhatikan agar tidak menyalahi urutan informasi berdasarkan tingkat prioritasnya.